Опыт успешных предприятий показывает, что достижение высокой эффективности невозможно без наведения порядка в сфере управления предприятием. Необходим определенный уровень  системы управления, чтобы принятые решения выполнялись в установленные сроки и с надлежащим качеством. Качество получаемых результатов является следствием качества системы управления предприятием.

Большинство собственников и руководителей пришло к простым и, в общем то, достаточно очевидным выводам :

-         для привлечения инвестиций, получения долгосрочных кредитов и осуществления любых других важных для предприятия проектов необходимо, чтобы финансовые потоки предприятия были прозрачны для  лиц принимающих решения

-         предприятие может эффективно управляться только тогда, когда принимаемые управленческие решения основываются на достоверной и своевременной информации . 

Интуитивно понятая руководителями большинства предприятий задача повышения качества управленческих решений привела к автоматизации некоторых функций аппарата управления. Логично рассудив, что основная необходимая информация поступает из бухгалтерского учета, предприятия приступили к его автоматизации. В большинстве случаев автоматизация проводилась бессистемно, путем создания автоматизированных рабочих мест или автоматизации выполнения отдельных бухгалтерских операций. Результатом подобной автоматизации стало ускорение выполнения отдельных операций, что, однако, не привело к качественному улучшению управленческой информации. Увеличение штата программистов и отсутствие хотя бы приблизительных сроков окончания работ по автоматизации скорректировало первоначально доброжелательный настрой руководителей предприятий.

Постепенно стало понятно, что невозможно построить нормальную систему управления без ее общего плана, детального распределения функций и непротиворечивой системы выработки и исполнения принятых решений. Вопросам  управления качеством посвящена серия международных стандартов ИСО - 9000. Однако на сегодняшний день не разработаны международные стандарты по управлению финансово-экономической деятельностью. Вместе с тем наведение порядка в данной сфере требует создания управленческих стандартов. Такие стандарты необходимы как для страны в целом, так и для отраслей и отдельных предприятий. Исправлению существующего положения посвящен совместный проект Всероссийского научно-исследовательского института сертификации (ВНИИС) и аудиторской фирмы «Глобал аудит».

 Качественный результат в управлении должен являться не следствием личной одаренности отдельных работников, а закономерным результатом определенной цепочки действий. Принятые руководством решения должны быть реализованы максимально быстро и точно. Аппарат управления предприятием должен стать машиной по выработке эффективных решений и претворению их в жизнь. Когда водитель автомобиля выполняет определенную последовательность действий, он может иметь весьма смутное представление о проходящих  процессах, однако это не мешает ему уверенно чувствовать себя на дороге. Если автомобиль функционирует в нормальном режиме, результат будет соответствовать принятым водителем решениям. Последовательность операций после принятия  решения до  получения результата осуществляется автоматически, поэтому в системе не появляется дополнительных искажений. Совсем по-другому выполняются решения на предприятии. Управляющее решение претворяют в жизнь конкретные люди, и также как автомобиль зависит от надежности механизмов, так и предприятие зависит от квалификации и усердия работников. Учитывая состояние законодательства (особенно налогового), противоречивость нормативных актов, слабое стимулирование  труда  и практически полное отсутствие системы повышения квалификации рядовых работников следует сделать вывод, что предприятия находятся в серьезной зависимости от рядовых исполнителей. Как правило, квалификация персонала и степень его заинтересованности не позволяет быстро и правильно решать проблемы при изменении привычного порядка вещей. Кругозора работников не хватает на отслеживание всех изменяющихся причинно-следственных связей. Часто причины происходящих изменений являются закрытой служебной информацией, поэтому работники просто не в состоянии получить необходимый результат, не имея полной картины событий.

Отсутствие взаимозаменяемости кадров приводит к значительным проблемам. Зачастую уход в отпуск или увольнение работника парализуют целые участки бухгалтерского учета. Другие сотрудники не в состоянии выполнить необходимые операции. Подобная зависимость предприятия от человека порой создается умышленно, работник становится незаменимым, что отражается на его статусе. Следствием столь значительного влияния «человеческого фактора» становятся погрешности на каждой стадии выполнения принятого решения или обработки данных, в итоге конечный результат зачастую не соответствует ожидаемому.

 Несоответствие уровня подготовки персонала масштабу решаемых задач далеко не новое явление в экономике. В самом начале 20 века стремительно увеличивающаяся сложность технологических процессов перестала соответствовать профессиональной подготовке рабочих. Особенно заметно это было в автомобильной промышленности. Производить большое количество качественных автомобилей при прежней организации труда стало просто невозможно. В этой ситуации был придуман конвейер. Каждый рабочий стал выполнять набор простых, заранее продуманных инженерами операций. Скорость работы определялась скоростью конвейера, а качество – степенью продуманности инженерных решений. От конкретного рабочего качество автомобиля стало зависеть в значительно меньшей степени, так как выполняемая работа стала простой и любого нормального и физически здорового человека можно было обучить за несколько часов. Вопрос взаимозаменяемости кадров отпал сам собой, любой работник мог быть быстро и безболезненно заменен. Принимать решения, которые могут  привести к изменению качества должны подготовленные специалисты, а не рядовые работники, которые должны точно выполнять принятые решения.

К сожалению, сегодня многие нетривиальные вопросы, которые возникают в сфере бухгалтерского учета, планирования и налогообложения вынуждены решать люди, квалификация которых не позволяет надеяться на высокое качество решений.  Данная констатация не является проявлением снобизма, а лишь подтверждает отсутствие стабильной экономической политики и неудовлетворительное состояние профессионального образования.

Необходим механизм, который подобно конвейеру  уменьшит влияние низкой квалификации персонала на качество действий в финансово-экономической сфере. Таким механизмом могут стать управленческие стандарты, которые с одной стороны должны основываться на фундаментальных принципах обеспечения качества заложенных в ИСО – 9000, а с другой стороны максимально подробно описывать рабочие процедуры.

 Детальное, последовательное описание процессов в бухгалтерии, плановой, финансовой  и налоговой службах позволяет максимально исключить элемент «творчества» отдельных работников. Качество конечного результата обеспечивается  не квалификацией отдельных сотрудников, а тщательным соблюдением требований стандарта предприятия. Стандарт становится внутренним законом деятельности экономических служб. На его основе могут быть разработаны детальные должностные инструкции.

Разработанные стандарты  являются наилучшей основой для последующей автоматизации бухгалтерских и управленческих функций. Подобно тому, как автоматы стали вытеснять с конвейера рабочих, так и автоматизация позволит существенно повысить производительность и качество труда финансово-экономических служб, если их функции в деталях будут описаны в виде алгоритмов. Руководители смогут получать в короткие сроки достоверный результат.

 Вместе с тем следует учитывать, что автоматизация не является абсолютным благом, некоторой самодостаточной целью. Как известно, массовое внедрение компьютеров за рубежом началось в тот момент, когда стоимость компьютера стала сопоставима с месячной заработной платой работника. Вытеснение компьютером живого труда стало экономически целесообразным. В России сейчас несколько иная ситуация. Средняя заработная плата непосредственных исполнителей существенно ниже стоимости компьютера. Это обстоятельство зачастую приводит к тому, что глобальная автоматизация финансово-экономической сферы становится экономически невыгодной. Высокая стоимость автоматизации в ряде случаев ставит крест на самых благих начинаниях. В этих условиях следует сделать выбор, что же все-таки необходимо предприятию: упорядочение процессов в ручном контуре, автоматизация тех же алгоритмов и перевод информации на электронные носители или некоторое сочетание этих форм.  В любом случае внутренним стержнем работы служб является стандарт, утвержденный руководителем предприятия. Как показывает опыт ВНИИС и фирмы «Глобал Аудит», без наведения порядка во взаимодействии различных экономических служб предприятия попытки, автоматизации успеха не приносят.  

Именно стандарт обеспечивает прозрачность выполняемых операций для акционеров и руководителей, изменения к стандарту позволят слаженно осуществлять изменения в процессах обработки информации (например, оптимизация налогообложения). В любом случае, лица, принимающие решения получат большую степень уверенности, что принятые решения будут исполнены с надлежащим качеством. Эта уверенность будет  базироваться на принципах всеобщего менеджмента качества (TQM) ставшего основой экономического процветания ведущих индустриальных стран во второй половине 20 века. 

Наша практика показывает, что невозможно раз и навсегда определить необходимое и достаточное количество стандартов. Так как любое предприятие имеет свои особенности, то на первом этапе проводится исследование, которое определяет количество необходимых стандартов и очередность их создания. В качестве примера можно привести перечень стандартов, которые разрабатываются нами для ОАО «Саратовстекло».

 ОАО «Саратовстекло» - крупнейшее предприятие г. Саратова. Численность работающих – 5000 человек. Выпускает несколько видов продукции с использованием разных технологий (листовое стекло, хрусталь, автомобильное стекло).

Перечень функциональных областей, для которых  разрабатываются стандарты.

Руководство предприятия приняло решение, что в первую очередь должны разрабатываться стандарты имеющее непосредственное отношение к расчету налогов. Поэтому на начальном этапе разрабатывались стандарты по учету реализации, расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами, по импорту и экспорту. Разумеется, предприятие может как увеличивать, так и сокращать перечень стандартов, который предлагается нами для разработки в зависимости от тех задач, которые перед собой ставит его руководство.

В ходе разработки стандартов для наших заказчиков выработался устойчивый перечень вопросов, которые необходимо в них  осветить.

Стандарты включают в себя:

1.      Описание объектов (хозяйственных операций, расходов, доходов, активов и пассивов), относящихся к описываемой функциональной области бухгалтерского учета.

2.      Описание регистров бухгалтерского учета, используемых для учета в описываемой  функциональной области:

-         используемые счета бухгалтерского учета;

-         используемые субсчета бухгалтерского учета;

-         используемые способы ведения аналитического учета по счетам и субсчетам;

-         используемые кодификаторы объектов бухгалтерского учета.

3.      Описание документооборота:

-         описание входных  документов, являющихся основанием для бухгалтерского отражения операций в описываемой функциональной области;

-         описание выходных документов внутренней и внешней отчетности, создаваемых в описываемой функциональной области;

-         порядок движения документов.

4.      Описание алгоритмов расчетных процедур, используемых для бухгалтерского отражения операций в описываемой функциональной области.

Описание алгоритма включает:

-         перечень бухгалтерских проводок;

-         описание алгоритмов расчета сумм бухгалтерских проводок;

-         описание алгоритмов расчета сумм, используемых в выходных документах;

-         последовательность выполнения расчетных процедур.

  5.      Нормативное обоснование стандартов бухгалтерского учета.    

1. Если до внедрения стандартов финансово-экономическим службам приходится самим заниматься выработкой алгоритмов решения задач, то после внедрения основной задачей становится пунктуальное выполнение решений изложенных в стандарте.

2. Руководители предприятия могут быть уверены в достоверности полученной информации, если при ее создании были соблюдены соответствующие стандарты.

3. Акционеры добиваются прозрачности учета при условии соблюдения стандартов.

4. Аудиторы проверяют не отдельные процедуры и правильность их исполнения, а соответствие стандартов требованиям законодательства и точность их применения персоналом.

Создание управленческих стандартов является основой, позволяющей навести порядок на предприятии. Наш опыт показывает, что наведение порядка является первой, но не единственной  целью для руководства предприятием. Однако без наведения порядка в финансово-экономической сфере предприятие распадается на материально-технические и финансовые ручейки, которые некоторое время обслуживают интересы их организаторов. Вместе с тем предприятие, как единая система неизбежно деградирует. Внедрение стандартов позволяет восстановить целостность функционирования предприятия. Является ли внедрение стандартов и их последующее сопровождение конечным этапом нашего сотрудничества с клиентами? Безусловно нет. Процесс совершенствования безграничен, однако даже самая далекая дорога начинается с первого шага.